Activități
Activități previzionate
Managementul proiectului
Subactivități: 1.1. Planificare, monitorizare, raportare | Septembrie 2020 - August 2022
Managementul proiectului este o activitate continuă, asigurată de către echipa de management, condusă de managerul de proiect. Managerul de proiect coordonează întregul
proces managerial și este înlocuit, la nevoie, de asistent-manager. Managementul proiectului se bazează pe procedura de management, pregătită de către manager în colaborare cu echipa de management. Aceasta, impreuna cu echipa administrativă și cea de implementare a activităților (expertii), constituie echipa de proiect.
Activitatea este supervizată de managerul de proiect și presupune pregătirea de către acesta și asistent-manager, la începutul fiecărei luni de implementare, a planificării activităților, conform diagramei Gantt, document trimis tuturor membrilor echipei de proiect de către secretar. Din acest document, fiecare membru al echipei va cunoaște sarcinile specifice din respectiva luna și va avea indicații privind modul de îndeplinire a acestora. Managerul de proiect va convoca lunar sedința echipei de proiect și va transmite, prin secretar, invitația tuturor membrilor echipei vizați. Sedința va fi gazduită de biroul de implementare și va presupune ordinea de zi, minuta notată de secretar și rezoluțiile. Diseminarea acestor documente se va realiza transparent și cu celeritate, de către secretar. Managerul și întreaga echipă de management răspund pentru implementarea corectă, la timp și conform cererii de finanțare, a tuturor activităților proiectului și acționează în vederea prevenirii riscurilor, identificării soluțiilor în caz de probleme și comunicării cu finanțatorul. Procesul de monitorizare-evaluare-raportare este coordonat de manager, cu sprijinul echipei de management. Monitorizarea este continuă și se realizează de manager, iar rezultatele procesului se consemnează la finalul fiecărei luni de implementare, într-un raport de monitorizare compilat de manager, care va include cel puțin urmatoarele secțiuni: progresul activităților, rezultate atinse, bilanțul indicatorilor, eventuale întârzieri și măsuri de corectare. Evaluarea activităților proiectului este continuă și se consemnează de către manager în rapoartele lunare de monitorizare, precum și în rapoartele de progres.
Evaluarea ex-post îi revine managerului și se materializează în raportul final de implementare.
1.2 Decontarea cheltuielilor indirecte pe baza de rată forfetară. Activități aferente cheltuielilor indirecte ale proiectului | Septembrie 2020 - August 2022
Conform ghidului solicitantului, această activitate, aflată sub coordonarea managerului și a responsabilului financiar, se implementează pentru a deconta toate cheltuielile indirecte care intră sub incidența ratei forfetare.
În cadrul acestei activități sunt cuprinse: cheltuielile salariale aferente experților suport cat și personalului administrativ compus din: asistent-manager, responsabil financiar, informatician, contabil, consilier juridic, responsabil achiziții și responsabil resurse umane. Managementul financiar este organizat de către responsabilul financiar al solicitantului. Achizițiile proiectului se realizează cu respectarea legislației în vigoare, sub coordonarea responsabilului de achiziții și cu avizul consilierului juridic.
2.1. Negocierea și semnarea a 18 convenții de practică [CP], organizarea târgului de oferte de practică | Septembrie 2020 - August 2022
Echipa de implementare (experții coordonatori și supervizori de practică) desfasoară negocieri cu entități din domeniul privat și public, din Cluj-Napoca, a căror activitate se încadrează în domeniul managementului cultural, din sfera socio-umană de pregătire, cu potențial de inovare.
Experții menționați selectează, pe baza unui set de criterii calitative prestabilit și comunicat transparent pe site-ul proiectului (capacitate administrativă, relevanța, experiența în activități studențesti, importanța pe piața muncii etc.), cele 18 entități-gazdă ale stagiilor de practică, unde cei 324 de studenți vor efectua programul de practică. Fiecare facultate participantă are dreptul de a selecta maximum 6 firme/instituții, conform specificului pregătirii studenților potențiali beneficiari ai proiectului (care au disciplina „Practica” – sau o denumire echivalentă – în planul de învățământ la momentul efectuării programului). Rețeaua de practică este o unitate dinamică, a carei activitate se realizează în sinergie cu echipa de proiect și cu potențialii beneficiari. Coordonatorii de practică (3 în total / 1 per facultate participantă), cadre didactice cu experiență, lansează un anunt public pentru identificarea a minimum 25 de entități al caror obiect de activitate îl reprezintă managementul cultural, încadrat în sfera științelor socio-umane, având potențial de inovare, susceptibile de a angaja studenții participanți în proiect.
Coordonatorii negociază cu reprezentanții acestor entități și consemnează progresul discuțiilor în rapoarte, pe care le împărtășesc echipei de management, dar și supervizorilor și reprezentanților studenților, pentru a colecta un feedback pertinent privind entitățile cele mai reprezentative pentru a găzdui stagiile de practică. Selecția se va face de coordonatori, pe baza criteriilor calitative prestabilite și incluse pe site-ul proiectului și va conduce la semnarea a 18 convenții de practică de către reprezentanții legali ai parților, stipulând condițiile efectuării stagiilor, programul, numărul de ore și implicarea părților. În caz de necesitate, ofertanții de practică pot fi înlocuiți, cu condiția păstrării numărului și a specificului activității acestora, la decizia coordonatorilor de practică și cu notificarea finanțatorului.
Târgul de oferte de practică reprezintă un eveniment public în care potențialii reprezentanți ai grupului țintă, precum și echipa de implementare, se familiarizează cu cele 18 entități gazdă ale stagiilor de practică. Vor fi invitați: membrii echipei de proiect, grupul țintă și entitățile gazdă ale practicii din mediul public și privat. Fiecare entitate gazdă a stagiilor de practică va efectua o prezentare publică a activității relevante pentru proiect și a avantajelor oferite studenților în cadrul practicii și ulterior, ca perspectivă de angajare. Va avea loc o sesiune de familiarizare, una de întrebări și răspunsuri și una de discuții libere.
2.2. Implementarea platformei IT de informare coordonată și schimb de bune practici, în laboratorul de practică – element de inovare socială | Septembrie 2020 - August 2022
Platforma IT „CIP” va fi externalizată și se va realiza pe baza propunerilor coordonatorilor și supervizorilor de practică, cu stabilirea arhitecturii platformei de către expertul de inovare socială, în vederea creării unui flux de informații cu potențialii angajatori, ofertanții de practică și alti factori interesați.
Platforma va fi accesibilă pe baza de cheie de acces de către toți studenții incluși în grupul țintă și va fi actualizată constant de coordonatorii, supervizorii, experții și tutorii de practică. Ea va promova, sub coordonarea expertului de inovare socială, bunele practici acumulate în proiect, schimbul de informații cu alți actori relevanți din domeniul practicii în management cultural, din sfera socio-umană cu potențial de inovare socială.
Informații și schimb de bune practici acumulate prin intermediul proiectului; Informații, postate de către cele 3 facultăți cu privire la derularea stagiilor de practică anuale, conform programei universitare; Necesitatea încheierii unor noi acorduri de parteneriat; Consolidarea și dezvoltarea de parteneriate are ca scop dezvoltarea de lungă durată a parteneriatelor între universitate și mediul privat.
Postarea, de către partenerii de practică a locurilor de muncă disponibile; O secțiune care să faciliteze discuțiile directe între universitate, studenți și piața muncii prin care orice parte implicată să poată obține informații relevante care să faciliteze, în final, accesul pe piața muncii a studenților, în domeniul studiilor realizate.
Platforma IT propusă are ca scop crearea unui sistem de informare coordonată care să dezvolte parteneriate pe termen lung între mediul universitar și piața muncii, scopul final al
acesteia fiind crearea unui instrument care să sprijine studenții în identificarea unui loc de muncă în corelare cu studiile urmate.
Având în vedere evoluția domeniului IT și faptul că studenții sunt predispuși la utilizarea mijloacelor de comunicare on-line, crearea unei platforme IT reprezintă un element de inovare socială care va contribui la cresterea angajabilității acestora și care, în timp, poate deveni un model de bune practici și pentru alte facultăți.
3.1 Derularea procedurii de recrutare, selecție și menținere | Noiembrie 2020 - Iunie 2022
Procesul de recrutare şi menţinere a grupului ţintă, compus din 324 de studenţi (repartizaţi între facultaţile participante) şi separat în trei calupuri de practică, în trei semestre consecutive, este responsabilitatea coordonatorilor de practică (1 per facultate) şi se realizează cu ajutorul supervizorilor. Managerul supervizează întregul proces, îi asigură transparenţa şi intervine în eventualitatea existenţei contestaţiilor. Procedura de recrutare se realizează conform ghidului solicitantului, se comunică pe site-ul proiectului cu minimum 30 de zile înainte de demararea procesului şi nu se poate modifica pe parcursul implementării proiectului. Eligibilitatea studenţilor se verifică de echipa de management, care colectează, verifică şi stochează documentaţia studenţilor de înscriere în proiect. Studenţilor li se explică, de către coordonatorii de practică, drepturile şi obligaţiile, precum şi cazurile de forţă majoră, care i-ar obliga să intrerupă participarea în proiect şi ar atrage înlocuirea lor. Cu minimum 7 de zile înainte de demararea înscrierilor, în cazul fiecaruia dintre cele trei calupuri de practică, coordonatorii de practică lansează apelul public de înscriere, tuturor studentilor identificaţi ca eligibili, în cadrul facultăţii lor respective. Apelul este comunicat pe site-ul facultăţii şi pe grupurile studenţesti (cu ajutorul reprezentanţilor studenţilor şi a tutorilor de an) şi al proiectului şi presupune o programare, comunicarea durând minimum doua ore şi incluzând: prezentarea proiectului de către coordonatorul de practică, cu suport grafic, explicarea procedurii de înscriere, explicarea importanţei practicii pentru parcursul academic (notare, evaluare), descrierea reţelei de practică şi o sesiune de întrebări şi răspunsuri. Coordonatorii de practică pregătesc liste de prezenţa şi contribuie cu poze de la eveniment la site-ul proiectului.
Procedura de recrutare şi selecţie este prestabilită prin cererea de finanţare şi comunicată pe site-ul proiectului de către manager. Aceasta se realizează pe urmatoarele criterii: fiecare facultate are un număr de locuri stabilit ulterior. Fiecare student este eligibil doar dacă are disciplina „Practică” (sau o disciplină echivalentă) în planul de invăţământ din respectivul semestru. Încadrarea studenţilor în sfera socio-umană, cu elemente de management cultural, este o precondiţie. Principiul pe bază caruia se alocă locurile/facultate este „primul-venit – primul-servit”, dintre studenţii eligibili (licenţă/master), cu următoarele categorii prioritare: 1. studenţi cu dizabilităţi; 2. studenţi aparţinând minorităţii rome; 3. studenţi cu domiciliul în mediul rural; 4. toţi ceilalţi studenţi, în ordinea înscrierii pe listă (depunerii dosarului complet), cu condiţia respectării egalităţii de gen, minimum 50% fiind femei. Formularele de înscriere în grupul ţintă vor fi încarcate de experţii grup ţintă pe site-ul proiectului, cu minimum 7 de zile înainte de prima sesiune de înscriere. Fiecare sesiune de înscriere durează 5 zile lucrătoare şi se încheie cu pregătirea, de către supervizorii de practică, a listelor participanţilor, indicând selecţia lor sau punerea lor pe lista de asteptare, precum şi criteriile prioritare. Supervizorii vor verifica, în prealabil, toate dosarele de înscriere, pentru a constata eligibilitatea participanţilor, iar managerul şi asistent-managerul le contra-verifica. Perioada de contestaţii este de 2 zile lucrătoare, acestea fiind rezolvate de supervizor, cu participarea obligatorie a managerului.
Listele de asteptare se pot activa, în ordine, în eventualitatea în care un student selectat renunţă la participare.
3.2 Consilierea şi orientarea profesională a grupului ţintă | Noiembrie 2020 - Iunie 2022
Activitatea privind consilierea şi orientarea profesională a grupului ţintă este o etapă indispensabilă în vederea facilitării unei tranziţii optime de la educaţie la piaţa forţei de muncă, realizarea ei contribuind în mod direct la atingerea obiectivelor propuse prin proiect. Activitatea se va realiza conform unor paşi predefiniţi pentru fiecare calup, şi anume: testarea beneficiarilor, desfăşurarea sesiunilor de consiliere individuale pe platforma CIP şi de grup, organizarea unui workshop de formare a studenţilor în managementul carierei, distribuirea practicanţilor la ofertanţii de învăţare la locul de muncă şi evaluarea serviciilor, precum şi prin realizarea unui ghid de bune practici adresat în principal beneficiarilor, la finalul proiectului.
Grupul ţintă avut în vedere este compus din 324 de studenţi ai facultaţilor de Studii Europene, Teatru şi Film, şi Teologie Ortodoxă, care vor beneficia de serviciile oferite în proiect în 3 calupuri.
Pentru subactivităţile de consiliere de grup, respectiv workshop de formare a studenţilor în managementul carierei, se vor forma grupuri a câte aproximativ 36 de studenţi, astfel organizându-se 3 sedinţe de consiliere de grup şi 1 workshop pe calup.
Resursele materiale şi informatice puse la dispoziție de solicitant, alături de cele care s-au propus a se achiziţiona prin prezentul proiect sunt necesare și suficiente pentru desfăsurarea în bune condiţii a subactivităţilor propuse. În ceea ce priveste resursa umană responsabilă cu realizarea activităţii, aceasta are atât calificarile, cât şi experienţa necesară fiecărei acţiuni specifice. Toate subactivităţile se vor realiza în principal de către cei 2 consilieri propuși, asistați și susținuți de coordonatorii de practică și de întreaga echipă a solicitantului. Pentru fiecare dintre cele 3 calupuri de beneficiari se vor realiza următoarele acțiuni: înregistrarea beneficiarilor, evaluarea și autoevaluarea beneficiarilor prin aplicarea și completarea bateriilor inovative de teste psihologice, înregistrarea și înterpretarea rezultatelor, realizarea rapoartelor individuale livrate beneficiarilor. Managerul supervizează și coordonează această subactivitate.
4. Sensibilizarea grupului țintă în privința competentelor antreprenoriale, inovării și incluziunii sociale, egalității de sanse și nediscriminării, ca elemente de inovare socială
4.1 Implementarea sesiunilor transversale de sensibilizare | Decembrie 2020 - Ianuarie 2022
Fiecare grupă de studenți va fi împărțită în câte 3 subgrupe a câte aprox. 36 de studenți, urmând ca activitățile de sensibilizare (non-discriminare, dezvoltare durabilă, inovare, incluziune socială, protecția mediului) să se desfășoare separat cu fiecare din aceste 9 subgrupe, pe baza unui suport de curs și ca urmare a testării grupului țintă pe platforma CIP, pentru a se identifica nivelul de la care va porni cursul. Scopul sesiunilor este de a identifica modalitatea de integrare la locul de muncă în contextul temelor orizontale. Fiecare subgrupa va fi implicată într-o activitate de învățare non-formală de cca 5 ore. Activitățile propuse se bazează pe interacțiunea permanentă dintre experții facilitatori și studenții participanți, pe stimularea acestora din urma în a observa, a prelucra și a internaliza mesajele transmise de fiecare exercițiu derulat. Vor fi folosite metode de lucru și exerciții specifice învățării non formale. Managerul supervizează și coordonează această activitate. Fiecare sesiune de sensibilizare va fi evaluată prin aplicarea individuală a unui test de evaluare, vizând competențele specifice. La finalul activității, cei doi experți ai sesiunilor de sensibilizare vor redacta un raport final de evaluare a sesiunilor de sensibilizare livrat echipei de management și supus aprobării acesteia. Activitatea are ca scop sensibilizarea celor 324 de studenți din grupul țintă în legătură cu incluziunea socială și actele de discriminare din societatea românească, precum și conștientizarea lor în legătură cu nevoia de a-și asuma un comportament bazat pe respectarea și promovarea egalității de șanse, a toleranței și a nediscriminării.
4.2 Implementarea sesiunilor transversale de competențe antreprenoriale | Decembrie 2020 - Ianuarie 2022
Fiecare grupă de studenți va fi imparțită în cate 3 subgrupe a cate aprox. 36 de studenți, urmând ca activitatea de implementare a competențelor antreprenoriale să se desfășoare separat cu fiecare din aceste 9 subgrupe, pe baza unui suport de curs și cu implicarea a doi experți. Fiecare subgrupa va fi implicată într-o activitate de învățare non-formală de cca 10 ore. Activitățile propuse se bazează pe interacțiunea permanentă dintre experții facilitatori și studenții participanți, pe stimularea acestora din urmă în a dezvolta competențe specifice domeniului propriu de pregătire, cu aplicabilitate în antreprenoriat. Fiecare student va întelege ce înseamnă înființarea și funcționarea unei firme, intocmirea unui plan de afaceri și elaborarea unei strategii de marketing, cu scopul, pe de o parte pentru a-și dezvolta competențele antreprenoriale și, pe de altă parte, pentru a înțelege mediul organizațional al unui potențial angajator. Vor fi folosite metode de lucru și exerciții specifice învățării non formale. Managerul supervizează și coordonează această activitate.
Fiecare sesiune va fi evaluată prin aplicarea individuală a unui test de evaluare, vizând competențele specifice. La finalul activității, experții competente antreprenoriale (2) vor redacta un raport final de evaluare livrat echipei de management și supus aprobării acesteia. Managerul supervizează și coordonează aceasta activitate.
5. Organizarea și derularea programului de practică
5.1 Implementarea și monitorizarea programului de practică,și derularea competiției practicanților pentru acordarea premiilor | Octombrie 2020 - August 2022
Programul de practica este implementat sub conducerea managerului de proiect, avand, in ordine, urmatoarea subordonare ierarhica: coordonatorii, supervizorii, expertii si tutorii de practica. Exista trei calupuri de practica, in trei semestre consecutive, conform prevederilor din planurile de invatamant ale studentilor eligibili. Fiecare student participant la stagiile de practica va efectua numarul de ore stipulat in fisele disciplinelor de practica din semestrul respectiv, i.e.intre 70 si 90 de ore. Fiecare student va demara practica dupa ce supervizorii ii vor prezenta cerintele si entitatea-gazda, iar responsabilii grup tinta ii vor inmana dosarul de practica, imprimat. Materialele ce fac parte din dosarul de practica al studentilor, care le va fi inmanat in format imprimat si legat (achizitie), inainte de inceperea stagiului, vor fi realizate printr-ocolaborare a supervizorilor, expertilor si tutorilor de practica, menita a revela competentele specifice si cerintele fiecarei entitati gazda a stagiilor de practica. Cele trei categorii de experti vor elabora un ghid unitar de practica, incluzand elemente de conduita la locul de munca, abilitati si competente specifice carierelor din domeniul managementului cultural, din sfera socio-umana. Dosarul include, de asemenea, un caiet de practica personalizat pentru fiecare entitate gazda a stagiilor de practica, ce se va completa de fiecare student in timpul stagiului, cu ajutorul tutorelui si sub controlul expertului de practica, pentru a fi ulterior evaluate de supervizor. Caietul va include, in mod obligatoriu, fisa de pontaj, descrierea sarcinilor, a relatiei cu angajatii si tutorele, a punctelor tari si slabe ale stagiului. Dosarul de practica va include o fisa de evaluare a studentului de catre tutore si expert, ca baza pentru organizarea evaluarii si notarii, precum si una a evaluarii tutorelui de catre student, menita a imbunatati calupurile ulterioare de practica. Toate aceste documente vor fi elaborate si asumate in comun de catre cele trei categorii de experti – supervizori, experti si tutori de practica.
5.2 Organizarea targurilor de locuri de munca in domeniile de referinta ale proiectului | Iulie 2021 - August 2022
Rolul celor 3 targuri de locuri de munca este de a le permite nu numai institutiilor gazda ale stagiilor de practica, ci si altora din domeniul management cultural, din sfera socio-umana, cu potential de inovare, sa isi prezinte ofertele de locuri de munca si sa recruteze studenti calificati in proiect. Vor participa calupurile de practica, iar numarul total de institutii participante cu stand va fi de 30. Coordonatorii si supervizorii de practica vor identifica si descrie, pe langa cele 18 institutii gazda ale stagiilor de practica, inca 12 firme/institutii din domeniul managementului cultural, din sfera socio-umana, cu potential de inovare, ca potentiali angajatori pentru grupul tinta. Fisele descriptive vor include domeniul de activitate, experienta si abilitatile solicitate si oportunitatile de cariera si vor fi postate pe site-ul proiectului de expertii grup tinta, pentru a fi consultate de studenti. Vor fi organizate 3 targuri de locuri de munca de catre Solicitant, cate 1 per calup de practica, cu participarea totala a celor 324 de studenti din grupul tinta si a 30 institutii din domeniul management cultural, din sfera socio-umana identificate in cadrul activitatii. Rolul evenimentelor este de a facilita accesul studentilor care au efectuat practica la un potential loc de munca. Evenimentul va fi organizat pe baza achizitiei unui serviciu de organizare evenimente, care va include: locatia, sonorizarea, standurile de prezentare, catering – snack si racoritoare). Coordonatorii si supervizorii de practica vor redacta 3 rapoarte de evaluare, pe baza ofertelor prezentate de institutiile participante si a reactiilor studentilor, si le vor inmana echipei de management.
Programul Operaţional Capital Uman 2014-2020
Axa prioritară 6 Educație si competențe
Cod apel: POCU/626/6/13/ Creșterea numărului absolvenților de învățământ terțiar universitar și non-universitar care îți găsesc un loc de muncă urmare a accesului la activități de învățare/ cercetare/ inovare la un potențial loc de muncă, cu accent pe sectoarele economice cu potențial competitiv identificate conform SNC și domeniile de specializare inteligentă conform SNCDI
Beneficiar: Universitatea Babeș-Bolyai
Titlul proiectului: „Calitate și interdisciplinaritate în practică studenților Universității Babes-Bolyai în management cultural (CIP)”
Contract de finanțare nr. OIPOSDRU NV 11466/17.09.2020
Cod SMIS: 132253
Pentru informații detaliate despre celelate programe cofinanțate de Uniunea Europeană, vă invităm să vizitați www.fonduri-ue.ro